SODO POMOC
Articles
Szybki start
Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z SODO, to jest to miejsce właśnie dla Ciebie! Dowiedz się jak skonfigurować swoje konto i zacząć korzystać z naszego systemu.
Uzupełnij wykaz zbiorów i procesów
- W menu głównym kliknij w Rejestry -> RCP, a astępnie wybierz opcję Dodaj zbiór danych.
- Uzupełnij nazwę zbioru danych (np. Kadry), a następnie uzupełnij nazwy procesu „zgrupowanego” pod danym zbiorem. Jeśli pod danym zbiorem procesów jest kilka (np. ZFŚS, Zatrudnienie, Rekrutacja), możesz je dodać za pomocą przycisku Dodaj kolejny proces.
- Spokojnie, nie musisz od razu wpisywać wszystkich informacji o nowododanych procesach. Na obecnym etapie konfiguracji razie wystarczą Ci same nazwy procesów.
- Zatwierdź zmiany i kliknij w przycisk w prawym dolnym rogu Zapisz i zamknij. I już! Nowy zbiór danych oraz towarzyszące mu procesy zostały dodane do systemu. Powtórz tę czynność dla wszystkich pozostałych zbiorów i czynności przetwarzania. Pozwoli Ci to przyporządkowywać zarówno zbiory danych jak i procesy pod określone Profile.
Dodaj profile (stanowiska)
- Funkcjonalność profili bardzo ułatwi Ci życie! To właśnie dzięki niej możesz przyporządkować określone szkolenia oraz zbiory danych i procesy pod dane profile (stanowiska). Jeśli Twoja organizacja jest nieduża i nie posiada rozbudowanej struktury, możesz pominąć ten krok.
- Aby dodać nowy profil, przejdź do funkcjonalności Profile w menu głównym po lewej stronie. Kliknij w przycisk Dodaj.
- Wpisz nazwę profilu / stanowiska (np. Kierownik HR), wybierz listę szkoleń obowiązkowych dla pracowników o tym profilu (np. RODO podstawy i RODO w kadrach). W sekcji RCP wskaż do jakich zbiorów danych i procesów będą mieli dostęp pracownicy o tym profilu / stanowisku (np. Kadry -> ZFŚS + Rekrutacja). Analogicznie – w sekcji RKCP wybierz odpowiednie dane powierzone (np. Benefity Sportowe, Ubezpieczenia grupowe). Zatwierdź zmiany i kliknij w przycisk w prawym dolnym rogu Zapisz.
Dodaj oddziały (komórki organizacyjne)
- Funkcjonalność oddziałów przyda Ci się, jeśli pracujesz w średniej lub dużej organizacji. Pozwoli Ci na grupowanie użytkowników (np. Oddział Kraków, Oddział Warszawa, Oddział Gdańsk) oraz do udzielania kierownikom „wycinkowego” dostępu do użytkowników z danego oddziału. Jeśli Twoja organizacja jest nieduża i nie posiada rozbudowanej struktury, możesz pominąć ten krok.
- Aby dodać nowy oddział, przejdź do funkcjonalności Oddziały w menu głównym po lewej stronie. Kliknij w przycisk Dodaj.
- Obowiązkowo wpisz nazwę oddziału (np. Centrala – Warszawa). Opcjonalnie uzupełnij dane teleadresowe oraz adres e-mail. Szczególnie rekomendujemy uzupełnienie tej ostatniej informacji. To właśnie na wskazany tutaj adres e-mail będą trafiały systemowe komunikaty wysyłane dla użytkowników, którzy nie posiadają własnego adresu e-mail (np. są pracownikami produkcyjnymi). Zatwierdź zmiany i kliknij w przycisk w prawym dolnym rogu Zapisz. I już! Od teraz przy dodawaniu nowych użytkowników możesz przypisać ich do danego oddziału.
Dodaj kluczowych użytkowników oraz wyznacz IOD
- Możesz już dodać kluczowych użytkowników. Będzie to przede wszystkim IOD (jeśli został powołany) oraz kierownicy poszczególnych oddziałów (jeśli chcesz powierzyć im dostęp do danych użytkowników zgrupowanych w tych oddziałach). Żeby dodać użytkownika przejdź do funkcjonalności w menu głównym po lewej stronie Użytkownicy, a następnie kliknij Dodaj.
- Przejdź do funkcjonalności w menu głównym po lewej stronie Moje ADO -> Użytkownicy -> Dodaj.Aby dodać nowy oddział, przejdź do funkcjonalności Oddziały w menu głównym po lewej stronie. Kliknij w przycisk Dodaj.
- Obowiązkowo wpisz nazwę oddziału (np. Centrala – Warszawa). Opcjonalnie uzupełnij dane teleadresowe oraz adres e-mail. Szczególnie rekomendujemy uzupełnienie tej ostatniej informacji. To właśnie na wskazany tutaj adres e-mail będą trafiały systemowe komunikaty wysyłane dla użytkowników, którzy nie posiadają własnego adresu e-mail (np. są pracownikami produkcyjnymi). Zatwierdź zmiany i kliknij w przycisk w prawym dolnym rogu Zapisz. I już! Od teraz przy dodawaniu nowych użytkowników możesz przypisać ich do danego oddziału.
Użytkownicy
Dowiedz się jak zarządzać użytkownikami w SODO. Z poradnika dowiesz się jak dodawać do systemu nowych użytkowników, jak ich usuwać, dezaktywować, eksportować oraz jak resetować im hasła dostępu.
Dodawanie użytkowników
- Żeby dodać użytkownika do SODO, kliknij w zakładkę: Użytkownicy,a następnie w przycisk Dodaj.
- Uzupełnij dane na temat użytkownika, którego chcesz dodać do systemu:
- Imię
- Nazwisko
- Login (generowany automatycznie na bazie imienia i nazwiska) – w tym polu nie musisz wprowadzać zmian. Pamiętaj, że użytkownik będzie mógł logować się do SODO zarówno swoim loginem, jak i adresem e-mail. Dlatego nie przywiązuj nadmiernej wagi do tego jaki login mu przypiszesz;
- Adres e-mail – wpisz służbowy adres e-mail pracownika. To właśnie na wskazany w tym polu adres e-mail będą kierowane komunikaty z systemu SODO (m.in.o utworzeniu konta użytkownika,o szkoleniach e-learningowych,o nadanych / wycofanych upoważnieniach). Jeśli nie wpiszesz w tym polu żadnego adresu e-mail (ponieważ np. zakładasz konto pracownikowi z działu produkcji, który nie posiada własnego adresu e-mail), komunikaty systemowe będą trafiały na skrzynkę mailową oddziału do którego będzie przypisany użytkownik. W większości przypadków będzie to Twoja skrzynka e-mail. Twoim zadaniem będzie przekazanie linku dostępowego dodanemu w ten sposób pracownikowi;
- Rola – nie masz możliwości edycji tego pola. Każdy dodawany użytkownik będzie domyślnie przypisany do podstawowej roli (uprawnień) – Pracownik (Rola ADO). Rola ta pozwala na dostęp do szkoleń e-learningowych przypisanych do danego profilu oraz do własnego upoważnienia do przetwarzania danych / certyfikatu;
- Oddział – nie masz możliwości edycji tego pola. Każdy dodawany użytkownik będzie domyślnie przypisany do tego samego oddziału do którego jesteś przypisany/a;
- Profil – wybierz, w zależności od tego jakie stanowisko ma nowododawany użytkownik. To właśnie pod profile są przypisane odpowiednie szkolenia (np. RODO podstawy, RODO w kadrach) oraz zakresy upoważnień;
- Po uzupełnieniu informacji kliknij w przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu ekranu. Użytkownik został dodany do systemu,a mail aktywacyjny został wysłany na jego adres e-mail.
Usuwanie i dezaktywowanie użytkowników
- Czym się różni dezaktywacja od usunięcia? Użytkownik zdezaktywowany pozostawia w systemie „ślad” – możesz sprawdzić historię jego upoważnień (po dezaktywacji upoważnienie takiego użytkownika jest automatycznie odwoływane), szkoleń, czy aktywności w SODO. Usunięcie użytkownika powoduje „twarde” usunięcie wszystkich danych na jego temat. Ma trwały i nieodwracalny efekt, dlatego wykorzystuj tę funkcjonalność wyłącznie w ostateczności (np. w wyniku dodania użytkownika przez pomyłkę). Zarówno użytkownicy usunięci, jak i zdezaktywowani nie wliczają się do limitu aktywnych użytkowników.
- Żeby zdezaktywować / usunąć użytkownika w SODO, kliknij w zakładkę: Użytkownicy,a następnie w przycisk Akcje przy danym użytkowniku i z rozwijanej listy wybierz Dezaktywuj lub Usuń. Pamiętaj, żeby akcji Usuń używać w ostateczności!
Generowanie linku resetu hasła dla użytkownika
- Funkcja generowania linku do resetu hasła przyda Ci się, jeśli ktoś z Twojego zespołu poprosi Cięo ponowną wysyłkę dostępu do swojego konta. Może to być spowodowane np. omyłkowym usunięciem maila z linkiem aktywacyjnym (na skutek potraktowania go jako próba phishingu), zapomnieniem hasła, wygaśnięciem linku aktywacyjnego (ze względów bezpieczeństwa link jest wyłącznie jednorazowego użytku).
- Pamiętaj, żeby w miarę możliwości przyzwyczajać użytkowników do samodzielnego korzystania z SODO. Każdy może zresetować swoje hasło za pomocą funkcjonalności Zapomnij hasło dostępnej z panelu logowania się do SODO (https://v3.sodo.com.pl). Cała procedura jest bardzo prosta i została opisana w instrukcji użytkownika, do której linkuje każda wiadomość aktywująca konto dowolnego użytkownika.
- Jeśli z jakichś względów nie jest to możliwe, każdy Admin oraz Kierownik ma uprawnienia pozwalające na wysłanie do danego użytkownika ponownie linku aktywującego konto. W tym celu przejdź do zakładki Użytkownicy. Następnie kliknij w Akcje,a następnie Zresetuj hasło. I już! Nowy link aktywacyjny do SODO został właśnie wysłany do danego użytkownika.
Eksport użytkowników
- Możesz wyeksportować wszystkich użytkowników np. w celu sporządzania raportów, czy zestawień.
- Żeby wyeksportować użytkowników kliknij w zakładkę: Użytkownicy,a następnie w przycisk Eksportuj. Możesz już pobrać listę wszystkich użytkowników w formacie CSV. Pobrany plik możesz łatwo edytować korzystając z Microsoft Excel lub z innego oprogramowania do obsługi arkuszy kalkulacyjnych (np. Calc lub Google Sheets).
Użytkownicy - Działania hurtowe
Na użytkownikach możemy wykonywać działania hurtowe są to:
- Zmiana profilu
- Zmiana roli
- Zmiana oddziału
- Usunięcie
- Dezaktywacja
Aby wykonać działania hurtowe musimy zaznaczyć checkbox przy osobach których dane chcemy zmienić. Możemy też zaznaczyć checkbox w nagłówku kolumny, spowoduje to zaznaczenie wszystkich osób które obecnie wyświetlają się nam na stronie, jeżeli chcemy zaznaczyć większą liczbę osób należy zjechać na sam dół tabeli a następnie z listy rozwijanej wybrać ile osób ma się wyświetlać.
Ważne!
W przypadku zmiany profili, wszystkie upoważnienia osób których zmiana dotyczy zostaną wycofane a następnie nadane ponownie w nowym zakresie upoważnienia który jest przypisany pod dany profil.
Dashboard
Funkcjonalność dashboardu pozwala Ci monitorować w prosty i przejrzysty sposób poziom wdrożenia RODO w każdym z pięciu kluczowych obszarów. Zgodnie z naszą autorską koncepcją 5 Filarów RODO (dowiedz się o niej więcej). Z tej sekcji pomocy dowiesz się: jak pobrać raport poziomu wdrożenia RODO, w jaki sposób przydzielane są oceny za poszczególne obszary oraz jak dezaktywować poszczególne kafelki.
Jak pobrać raport poziomu wdrożenia RODO?
- Po zalogowaniu się do SODO od razu trafisz na Dashboard. Jeśli korzystasz akurat z jakiejś innej funkcjonalności, przejdziesz do Dashboardu klikając w menu nawigacyjnym po lewej stronie w pierwszą pozycję: Dashboard.
- Kliknij przycisk znajdujący się w pierwszym, żółtym kafelku: Pobierz raport. Gotowe! Raport w PDFie został właśnie pobrany na Twoje urządzenie. Dla zapewnienia lepszej rozliczalności, zachęcamy Cię do cyklicznego pobierania takich raportów (np. co miesiąc lub co kwartał). W razie kontroli UODO lub Administratora będzie to bezcenny dowód na stałe monitorowanie i podnoszenie poziomu zgodności z RODO.
Jak SODO ocenia poszczególne obszary?
- Oceny w dashboardzie przydzielane są na dwóch poziomach: globalnym (dla każdego z 5 Filarów) oraz lokalnym (dla poszczególnych obszarów składających się na dany filar).
- Oceny globalne (dla każdego z 5 Filarów) są pochodną ocen w poszczególnych obszarach (kafelkach) składających się na dany filar. SODO sumuje poziom zgodności z RODO we wszystkich aktywnych kafelkach (zielonym, żółtym lub czerwonym) i następnie wylicza procentowy poziom zgodności w ramach danego filaru. Pamiętaj, że do oceny nie wliczają się: zdezaktywowane (wyszarzone) kafelki oraz kafelki informacyjne (oznaczone kolorem niebieskim)
- Oceny lokalne (dla poszczególnych obszarów składających się na dany filar) są nadawane zgodnie z kryterium przyjętym przez naszych ekspertów. Żeby poznać kryteria oceny najedź kursorem myszy na lewy górny róg danego kafelka (z ikonką „i”). Dla każdego kafelka kryterium jest inne i zależy od specyfiki danego obszaru. Przykładowo, żeby otrzymać dobry (zielony) wynik dla kafelka Szkolenia należy przeszkolić minimum 90% użytkowników.
Jak zdezaktywować kafelek w dashboardzie?
- Każdy kafelek ze szczegółową oceną zgodności z RODO w danym obszarze możesz zdezaktywować klikając w ikonkę „V” w prawym górnym rogu. Dezaktywacja może Ci się przydać jeśli np. nie korzystasz z danej funkcjonalności SODO i nie chcesz, żeby jej braki zaniżały Twój poziom zgodności z RODO. tak jak wspominaliśmy w poprzedniej sekcji pomocy – zdezaktywowane kafelki nie wliczają się do ocen.
- Pamiętaj, że proces dezaktywacji kafelków jest w pełni odwracalny. To znaczy, że w dowolnym momencie możesz ponownie aktywować dany kafelek. Proces dezaktywacji nie ma też żadnego wpływu na dane przechowywane w SODO. Czyli jeśli np. zdezaktywujesz kafelek wskazujący wartość „3”, to po ponownej aktywacji kafelek będzie również wskazywał wartość „3”
Jak SODO ocenia poszczególne obszary w dashboardzie?
Oceny w dashboardzie przydzielane są na dwóch poziomach: globalnym (dla każdego z V Filarów) oraz lokalnym (dla poszczególnych „kafelków” składających się na dany filar).
Oceny globalne (dla każdego z V Filarów) są pochodną ocen w poszczególnych obszarach (kafelkach) składających się na dany filar. SODO sumuje poziom zgodności z RODO we wszystkich aktywnych kafelkach (zielonym, żółtym lub czerwonym) i następnie wylicza procentowy poziom zgodności w ramach danego filaru. Zgodnie z poniższym algorytmem:
3 punkty dla kafelka w kolorze zielonym (wysoka zgodność z RODO), 1 punkt dla kafelka w kolorze żółtym (przeciętna zgodność z RODO), 0 punktów dla kafelka w kolorze czerwonym (niska zgodność z RODO lub brak zgodności z RODO).
Przykład: w Filarze II (Świadomość) mamy dwa kafelki: Szkolenia oraz Upoważnienia. Jeśli obydwa kafelki są aktywne, a jeden z nich ma kolor żółty (a więc otrzyma 1 punkt), a drugi czerwony (a więc otrzyma 0 punktów), to da to wynik: 1 + 0 = 1. Czyli na 6 możliwych punktów (2 x 3 maksymalne punkty, jeśli obydwa kafelki miałyby kolor zielony) w Filarze II będziemy mieć tylko 2/6 zgodności, czyli 16%. Dlatego Filar ten otrzyma czerwony kolor oznaczający niski poziom zgodności.
Pamiętaj, że do oceny nie wliczają się: zdezaktywowane (wyszarzone) kafelki oraz kafelki informacyjne (oznaczone kolorem niebieskim)
Oceny lokalne (dla poszczególnych „kafelków” składających się na dany filar) są nadawane zgodnie z kryterium przyjętym przez naszych ekspertów. Żeby poznać kryteria oceny najedź kursorem myszy na lewy górny róg danego kafelka (z ikonką „i”). Dla każdego kafelka kryterium jest inne i zależy od specyfiki danego obszaru. Przykładowo, żeby otrzymać dobry (zielony) wynik dla kafelka Szkolenia należy przeszkolić minimum 90% użytkowników.
Szkolenia
Dowiedz się jak zarządzać szkoleniami z zakresu ochrony danych osobowych. Z poradnika dowiesz się jak monitorować progres realizacji szkoleń e-learnigowych, jak wygenerować raport ze szkoleń, jak oznaczyć szkolenie do realizacji lub jako ukończone
Monitorowanie realizacji szkoleń i generowanie raportu
- Żeby przejść przejść do funkcjonalności umożliwiającej monitorowanie realizacji szkoleń i generowania raportu, kliknij w zakładkę Szkolenia -> Raporty szkoleń.
- Na bannerze na górze widzisz poziom realizacji szkoleń: ile osób jest przeszkolonych, a ile nie ukończyło jeszcze szkoleń.
- Pamiętaj, że użytkownik o uprawnieniach admina widzi statystyki i realizację szkoleń wszystkich użytkowników danego ADO. Użytkownik o uprawnieniach kierownika widzi statystyki oraz dane wyłącznie powiązane ze swoim oddziałem.
- Dla łatwiejszej analizy danych korzystaj z wbudowanych filtrów. Aby to zrobić, wybierz interesujące Cię kryteria (Oddział, Status, Użytkownik, Data zakończenia szkolenia), a następnie kliknij w przycisk Filtruj.
- W celu pobrania raportu szkoleniowego w formacie tabeli Excel kliknij w przycisk Pobierz raport.
Oznaczanie szkolenia jako ukończone
- Funkcjonalność Oznacz szkolenie jako ukończone przyda Ci się w dwóch przypadkach. Po pierwsze, jeśli dany użytkownik ukończył już szkolenie, ale w innej formie (np. w czasie szkolenia stacjonarnego). Po drugie, jeśli ukończył szkolenie w SODO, ale z powodów technicznych (np. chwilowa utrata dostępu do internetu), progres szkolenia się nie zachował.
- Żeby przejść przejść do funkcjonalności umożliwiającej oznaczenie szkolenia jako ukończone, kliknij w zakładkę Szkolenia -> Raporty szkoleń.
- Znajdź użytkownika, któremu chcesz oznaczyć szkolenie jako ukończone. Najwygodniej zrobisz to korzystając z wyszukiwarki (wpisz w polu Użytkownik dane osoby, której chcesz zaliczyć szkolenie, a następnie kliknij przycisk Filtruj). Kliknij w przycisk Akcje przy danym użytkowniku, a następnie – Oznacz jako ukończone.
- Pamiętaj, że RODO to rozliczalność. Dlatego wpisz odpowiednią datę ukończenia szkolenia (np. stacjonarnego) oraz odpowiedni komentarz (np. Użytkownik ukończył szkolenie stacjonarne organizowane w siedzibie przez Janinę Nowak). Zatwierdź wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz
- I już! Szkolenie użytkownika zostało oznaczone jako ukończone. Wraz z odpowiednią adnotacją (komentarz, data oraz dane użytkownika oznaczającego szkolenie jako ukończone). Jeśli z faktem ukończenia szkolenia była powiązana jakaś akcja (np. nadanie upoważnienia, albo certyfikatu poszkoleniowego), zostaną one automatycznie wygenerowane.
Oznaczanie szkolenia do realizacji
- Funkcjonalność Oznacz szkolenie do realizacji przyda Ci się w dwóch przypadkach. Po pierwsze, jeśli dany użytkownik ukończył szkolenie, ale od tego zdarzenia minęło już dużo czasu i chcesz go ponownie przeszkolić. Po drugie, jeśli dany użytkownik przyczynił się np. do naruszenia ochrony danych osobowych i w ramach jednego ze środków zaradczych chcesz go ponownie przeszkolić.
- Żeby przejść przejść do funkcjonalności umożliwiającej oznaczenie szkolenia do ponownej realizacji, kliknij w zakładkę Szkolenia -> Raporty szkoleń.
- Znajdź użytkownika, którego chcesz ponownie przeszkolić. Najwygodniej zrobisz to korzystając z wyszukiwarki (wpisz w polu Użytkownik dane osoby, której chcesz zaliczyć szkolenie, a następnie kliknij przycisk Filtruj). Kliknij w przycisk Akcje przy danym użytkowniku, a następnie – Oznacz do realizacji.
- I już! Szkolenie użytkownika zostało oznaczone jako Nierozpoczęte. Użytkownik otrzyma automatyczne mailowe powiadomienie o tym fakcie. Podjęte przez Ciebie działania nie będą miały wpływu na już nadane temu użytkownikowi upoważnienia i certyfikaty (nie zostaną automatycznie wycofane).
Szkolenia - Działania Hurtowe
W raporcie szkoleń możemy wykonywać dwie operacje hurtowe, są to:
- „Oznacz wybrane do realizacji” – spowoduje to zresetowanie statusu szkolenia oraz wyśle powiadomienie mailowe o szkoleniu do użytkownika.
- „Oznacz wybrane jako ukończone” – gdy skorzystamy z tej funkcji pokaże nam się okienko w którym wybieramy datę ukończenia szkolenia oraz ew. komentarz np. „Szkolenie ukończone stacjonarnie”. Gdy klikniemy przycisk „Zapisz” szkolenie zmieni status na „Zakończone”.
Aby wykonać działania hurtowe musimy zaznaczyć odpowiednie checkboxy przy szkoleniach których zmiany mają dotyczyć. Możemy też zaznaczyć checkbox w nagłówku kolumny co spowoduje zaznaczenie wszystkich szkoleń które obecnie wyświetlają się nam na ekranie, jeżeli chcemy zaznaczyć większą liczbę osób należy zjechać na sam dół tabeli a następnie z listy rozwijanej wybrać ile osób ma się wyświetlać.
Zarządzanie ryzykiem
Funkcjonalność zarządzania ryzykiem pozwala Ci na realizację i ewidencjonowanie: ocen ryzyka, preDPIA i DPIA, testów równowagi oraz audytów RODO i cyberbezpieczeństwa. Dowiedz się jak w praktyce realizować RODO-wskie „risk based approach”, czyli podejście oparte na ryzyku.
Oceny ryzyka
- W menu głównym kliknij w Zarządzanie ryzykiem, a następnie Oceny ryzyka.
- Funkcjonalność podzielona jest na dwie sekcje: Dla organizacji (tutaj przeprowadzisz ocenę ryzyka dla całej organizacji) oraz Dla procesów lub sposobów przetwarzania (tutaj przeprowadzisz ocenę ryzyka dla poszczególnych procesów z RCP albo innych czynności – np. pracy zdalnej). Pomiędzy obiema sekcjami możesz się przełączać za pomocą TABów znajdujących się funkcjonalności na górze.
- Pierwszym krokiem do dodania oceny ryzyka jest pobranie naszego sprawdzonego szablonu do realizacji oceny ryzyka. Możesz oczywiście korzystać również ze swoich szablonów, ale nasz stale aktualizowany szablon przeszedł już przez liczne kontrole PUODO oraz Administratorów i jest sprawdzony w praktyce.
- Uzupełnij pobrany plik, a następnie kliknij w pomarańczowy przycisk na górze – Dodaj ocenę. Uzupełnij wszystkie informacje (nie zapomnij załączyć uzupełnionego szablonu!) a następnie kliknij Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wpisu – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie.
DPIA
- W menu głównym kliknij w Zarządzanie ryzykiem, a następnie DPIA.
- Funkcjonalność podzielona jest na dwie sekcje: preDPIA (tutaj zweryfikujesz dla którego procesu wymagane będzie przeprowadzenie DPIA) oraz DPIA (tutaj przeprowadzisz DPIA, jeśli okaże się to konieczne na podstawie przeprowadzonej analizy preDPIA). Pomiędzy obiema sekcjami możesz się przełączać za pomocą TABów znajdujących się funkcjonalności na górze.
- Pierwszym krokiem do dodania preDPIA lub DPIA jest pobranie naszego sprawdzonego szablonu. Możesz oczywiście korzystać również ze swoich szablonów, ale nasz stale aktualizowany szablon przeszedł już przez liczne kontrole PUODO oraz Administratorów i jest sprawdzony w praktyce.
- Uzupełnij pobrany plik, a następnie kliknij w pomarańczowy przycisk na górze – Dodaj preDPIA lub Dodaj DPIA (w zależności od tego w jakiej jesteś zakładce). Uzupełnij wszystkie informacje (nie zapomnij załączyć uzupełnionego szablonu!) a następnie kliknij Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wpisu – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie.
Testy równowagi
- W menu głównym kliknij w Zarządzanie ryzykiem, a następnie Testy równowagi.
- Pierwszym krokiem do dodania testu równowagi jest pobranie naszego sprawdzonego szablonu. Możesz oczywiście korzystać również ze swoich szablonów, ale nasz stale aktualizowany szablon przeszedł już przez liczne kontrole PUODO oraz Administratorów i jest sprawdzony w praktyce.
- Uzupełnij pobrany plik, a następnie kliknij w pomarańczowy przycisk na górze – Dodaj test. Uzupełnij wszystkie informacje (nie zapomnij załączyć uzupełnionego szablonu!) a następnie kliknij Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wpisu – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie.
Audyty RODO i cyberbezpieczeństwa
- W menu głównym kliknij w Zarządzanie ryzykiem, a następnie Audyty.
- Funkcjonalność podzielona jest na dwie sekcje: Audyt zgodności z RODO oraz Audyt cyberbezpieczeństwaDPIA. Pomiędzy obiema sekcjami możesz się przełączać za pomocą TABów znajdujących się funkcjonalności na górze.
- Pierwszym krokiem do dodania audytu jest pobranie naszego sprawdzonego szablonu. Możesz oczywiście korzystać również ze swoich szablonów, ale nasz stale aktualizowany szablon przeszedł już przez liczne kontrole PUODO oraz Administratorów i jest sprawdzony w praktyce.
- Uzupełnij pobrany plik, a następnie kliknij w pomarańczowy przycisk na górze – Dodaj audyt. Uzupełnij wszystkie informacje (nie zapomnij załączyć uzupełnionego szablonu!) a następnie kliknij Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wpisu – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie.
Rejestry
W SODO możesz prowadzić wszystkie kluczowe rejestry: Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP), Rejestr Kategorii Czynności Przetwarzania (RKCP), rejestr przekazywania danych, rejestr naruszeń oraz rejestr realizacji praw osób. W tej sekcji pomocy dowiesz się jak to zrobić.
RCP
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Rejestry, a następnie w RCP.
- Dla ułatwienia zarządzania RCP, jes on podzielony warstowo: na zbiory danych osobowych, a następnie na procesy (czynności przetwarzania), które znajdują się w ramach tych zbiorów. Zdecydowanie zachęcamy Cię do utrzymania takiego podziału – ułatwia zarządzanie rejestrem. Jeśli jednak z jakichś względów chcesz w rejestrze prowadzić wyłącznie wykaz procesów (czynności przetwarzania), bez ich przyporządkowania pod zbiory danych – nic prostszego! Utwórz jeden zbiór danych (np. o nazwie Czynności przetwarzania), a następnie dodawaj w jego ramach wszystkie procesy.
- Pierwszym krokiem do uzupełnienia RCP jest dodanie wszystkich zbiorów danych oraz wszystkich procesów (czynności przetwarzania) w ramach poszczególnych zbiorów danych. Żeby dodać nowy zbiór danych – kliknij w pomarańczowy przycisk znajdujący się górze – Dodaj zbiór danych. Następnie wpisz nazwę zbioru (unikaj znaków „/” oraz długich nazw zbiorów – SODO je przyjmie, ale nie będziesz mieć możliwości wyeksportowania ich do Excela) oraz wszystkie nazwy procesów znajdujące się w ramach tego zbioru i kliknij w przycisk Zapisz.
- Gratulacje! RCP został uzupełniony w podstawowym zakresie. Od tego momentu możesz już m.in. nadawać upoważnienia oraz powierzenia i udostępnienia powiązując je z określonymi zbiorami i procesami.
- Drugim krokiem do uzupełnienia RCP jest uzupełnienie szczegółowych informacji na temat każdego procesu (czynności przetwarzania). Żeby to zrobić kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie nazwy zbioru danych, żeby rozwinąć listę wszystkich procesów przyporządkowanych pod ten zbiór. Następnie klilknij w Akcje przy procesie, który chcesz uzupełnić i wybierz opcję Uzupełnij szczegóły.
- Wskazówka praktyczna – jeśli planujesz dodać jakieś powierzenie przetwarzania danych, które jest powiązane z wieloma procesami (np. outsourcing do zewnętrznego IT) – nie rób tego z poziomu uzupełniania poszczególnych procesów. Znacznie szybciej i prościej dodasz takie powierzenie z poziomu funkcjonalności Przekazywanie danych -> Powierzenie. Możesz w ten sposób dodać jedno powierzenie, które automatycznie powiążesz z np. 30 procesami. Oszczędzi Ci to masę czasu!
- Żeby pobrać RCP do pliku Excel – kliknij w pomarańczowy przycisk znajdujący się górze – Generuj dokument RCP.
Modelowy RCP
- Na samym początku tworzenia RCP zalecamy korzystanie z Modelowego RCP, jest to szablon czynności przetwarzania który występuje PRAWIE w każdej firmie. Aby z niego skorzystać klikamy przycisk “Modelowy RCP”.
- Teraz widzimy okno modelowego RCP mamy dwie możliwości albo skopiować całe zbiory lub skopiować konkretne procesy.
- Jeżeli chcemy skopiować cały zbiór: Wybieramy interesujący nas zbiór następnie klikamy akcje -> Skopiuj do swojego RCP:
- Następnie pojawi nam się okno wybioru ADO do kórego chcemy skopiować proces, wybieramy interesujące nas Ado i klikamy Zatwierdź
- Następnie znajdujemy interesujący nas proces i postępujemy tak jak w przypadku kopiowania Prcoesu [ akcje -> skopiuj do własnego RCP]
- Każdy skopiowany proces należy zweryfikować czy pokrywa się faktycznie z działalnościa naszej firmy.
- Aby zweryfikować lub uzupełnić proces, znajdujemy go w wybranym zbiorze a następnie klikamy Akcje -> Uzupełnij szczegóły:
- Jeżeli chcemy skopiować tylko jeden proces z interesującego nas zbioru, postępujemy podobnie. Klikamy przycisk “+” znajdujący się przy nazwie zbioru.
Jak wyfiltrować i wyszukać nieuzupełnione procesy w Rejestrze Czynności Przetwarzania RCP?
Kliknij w menu nawigacyjnym po lewej stronie w zakładkę Rejestry -> RCP.
Kliknij w filtr Status uzupełnienia i wybierz z rozwijanej listy: Nieuzupełnione. Zatwierdź ustawienia pomarańczowym przyciskiem Filtruj.
W wykazie zbiorów i procesów widzisz teraz wyłącznie zbiory danych, w których znajdują się procesy, które nie są w 100% uzupełnione. Szczegółowy poziom uzupełnienia danego procesu sprawdzisz klikając w przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie zbioru danych. Poziom uzupełnienia danego zbioru będzie znajdował się w w kolumnie „Status uzupełnienia”.
Jeśli chcesz przywrócić pierwotny widok RCP (z podglądem wszystkich zbiorów i procesów) – zresetuj filtry klikając w przycisk Resetuj.
RKCP
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Rejestry, a następnie w RKCP.
- Żeby dodać nowy wpis w RKCP, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj przyjęcie danych w powierzenie. Uzupełnij sczegóły przyjęcia danych w powierzenie a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego przyjęcia w powierzenie – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie nazwy kategorii czynności przetwarzania.
Rejestr naruszeń
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Naruszenia.
- Żeby dodać nowe naruszenie ochrony danych osobowych, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły naruszenia, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- W czasie dodawania nowego wpisu pamiętaj, żeby skorzystać z funkcjonalności automatycznej oceny ryzyka naruszenia. Ułatwi Ci to kwalifikację naruszenia i podjęcie decyzji o (nie)zgłoszeniu go do PUODO oraz (nie)zawiadomieniu osób, których dane dotyczą. Żeby wykonać taką kalkulację kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj kalkulację znajdujący się w sekcji OCENA NARUSZENIA.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego naruszenia – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie danego naruszenia.
- Aby pobrać rejestr naruszeń do pliku Excel – kliknij w szary przycisk znajdujący się górze – Eksportuj.
Rejestr realizacji praw osób
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Prawa osób.
- Żeby dodać nowy wniosek o realizację praw osób, których dane są przetwarzane, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły wniosku, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wniosku o realizację praw – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie danego wniosku.
- Aby pobrać rejestr realizacji praw osób do pliku Excel – kliknij w szary przycisk znajdujący się górze – Eksportuj do XLSX.
Rejestr przekazywania danych
- W menu głównym po lewej stronie kliknij w Przekazywanie danych, a następnie Powierzenie (jeśli chcesz przejrzeć rejestr powierzeń) lub Udostępnienie (jeśli chcesz przejrzeć rejestr udostępnień).
- Pamiętaj, że oba rejestry podzielone są na dwie sekcje: przekazywanie danych POZA Twoją organizację (sekcja domyślna) oraz przekazywanie danych DO Twojej organizacji.
- Pomiędzy obiema sekcjami możesz się przełączać za pomocą TABów na górze rejestru (Powierzenie / Przyjęcie w powierzenie oraz Udostępnienie / Przyjęcie danych).
- Żeby dodać nowy wniosek o realizację praw osób, których dane są przetwarzane, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły wniosku, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby dodać nowy wpis dotyczący przekazywania danych, kliknij w pomarańczowy przycisk Dodaj. Uzupełnij sczegóły, a następnie kliknij w przycisk Zapisz.
- Żeby podejrzeć szczegóły danego wpisu – kliknij w szary przycisk „+” znajdujący się po lewej stronie.
- Pamiętaj, że rejestry Przekazywania danych są dwustronnie sprzężone z RCP i RKCP. Dzięki temu wszystkie zmiany wprowadzone w RCP będą automatycznie miały przełożenie w rejestrach przekazywania danych. I odwrotnie – jeśli dodasz np. nowe przyjęcie danych w powierzenie, to automatycznie pojawi się ono w RKCP.
Upoważnienia
Funkcjonalność „Upoważnienia” umożliwia zarządzanie i kontrolę nad nadanymi oraz wycofanymi upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych. W tej sekcji pomocy dowiesz się w jaki sposób nadawać, wycofywać, usuwać, a także pobierać upoważnienia do plików PDF.
Gdzie znajdę funkcjonalność Upoważnienia?
- W menu głównym kliknij w Upoważnienia.
- Możesz z tego poziomu przeglądać wszystkie nadane i wycofane upoważnienia korzystając z wbudowanych filtrów oraz nadawać, usuwać i wycofywać upoważnienia. Tym funkcjom będą poświęcone kolejne sekcje pomocy.
Kiedy upoważnienie jest nadawane automatycznie?
- Upoważnienia są nadawane automatycznie po pomyślnym ukończeniu przez użytkownika wszystkich szkoleń wymaganych do nadania upoważnienia.
Jak nadawać „ręcznie” upoważnienia?
- Jeślli chcesz nadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych „ręcznie” (nie czekając na automatyczne nadanie po ukończeniu szkolenia), przejdź w menu głównym do zakładki Upoważnienia.
- Kliknij w przycisk Dodaj, a nastepnie uzupełnij wszystkie dane: wybierz użytkownika, uzupełnij datę nadania upoważnienia (domyślnie będzie to data bieżąca) oraz wskaż zakres upoważnienia (domyślnie zakres upoważnień będzie powiązany z profilem powiązanym z użytkownikiem, ale możesz też indywidualnie go zmienić).
- Kliknij w przycisk Zapisz. Upoważnienie do przetwarzania danych zostało właśnie nadane.
Jak pobrać upoważnienie do przetwarzania danych do pliku PDF?
- Jeślli chcesz pobrać upoważnienie do przetwarzania danych do pliku PDF, przejdź w menu głównym do zakładki Upoważnienia.
- Kliknij w przycisk Akce, a nastepnie w Pobierz dokument. Spowoduje to pobranie się upoważnienia do pliku PDF.
- Jeśli chcesz pobrać kilka upoważnień – kliknij biały, pusty kwadracik w lewym górnym rogu tabeli z wykazem upoważnień. Spowoduje to pojawienie się na górze (bezpośrednio pod bannerem ze statystyką nadanych upoważnień) nowego przycisku: Pobierz. Kliknij w niego, a pobierzesz wiele upoważnień do pliku PDF.
Jak ustawiać zakres upoważnień?
- W SODO są 2 sposoby ustawiania zakresów upoważnień, czyli dostępu danego pracownika do określonych zbiorów danych i procesów przetwarzania.
- Pierwszy sposób, to automatyczne przypisywanie zakresów upoważnień pod profil (stanowisko) danego użytkownika. Tę metodę najbardziej rekomendujemy – pozwala zaoszczędzić dużo czasu i maksymalnie zautomatyzować proces nadawania upoważnień. To w jaki sposób powiązać profile (stanowiska) pracowników zostało opisane szczegółowo w sekcji pomocy Szybki start. Kliknij tutaj, żeby przejść do odpowiedniej sekcji pomocy.
- Drugi sposób, to ręczne przypisywanie zakresów upoważnień w czasie dodawania / edycji poszczególnych upoważnień. Jest to metoda bardziej czasochłonna i może przydać się szczególnie w przypadku np. pracownika, który ma określone stanowisko (np. Pracownik działu handlowego), jednak z uwagi na dodatkowe kompetencje (np. zasiadanie w komisji socjalnej) uzyskuje dostęp do niestandardowych zbiorów danych. Ręczne nadawanie zakresów upoważnień zostało opisane w trzeciej sekcji niniejszej zakładki pomocy.
Jak usuwać i wycofywać upoważnienia?
- W SODO są 2 sposoby usuwania upoważnień: wycofywanie oraz usuwanie.
- Najczęściej będziesz korzystać z opcji wycofania upoważnienia. Przyda Ci się za każdym razem, kiedy chcesz w sposób rozliczalny wycofać upoważnienie pracownikowi (np. w związku z zakończeniem z nim współpracy lub zmianą stanowiska). Wycofane upoważnienie pozostaje w rejestrze, jednak jego status to „Wycofane”. Żeby wycofać upoważnienie przejdź do funkcjonalności Upoważnienia, a następnie kliknij w przycisk Akcje przy danym upoważnieniu, które chcesz wycofać i kliknij Wycofaj. Pamiętaj, że upoważnienia są też wycofywane automatycznie wszystkim użytkownikom, którzy zostaną zdezaktywowani. Proces dezaktywacji pracowników został opisany w sekcji pomocy Użytkownicy. Kliknij tutaj, żeby przejść do odpowiedniej sekcji pomocy.
- W wyjątkowych sytuacjach możesz chcieć usunąć dane upoważnienie. Może się to przydać, jeśli np. dane upoważnienie zostało nadane przedwcześnie lub w sposób błędny. Pamiętaj, że proces usunięcia upoważnienia jest nieodwracalny, a po usuniętym upoważnieniu nie zostanie żaden wpis w ewidencji upoważnień.
Płatności i bezpieczeństwo
Tutaj znajdziesz pytania i odpowiedzi dotyczące płatności i procesu realizacji usługi.
Jakie formy płatności akceptujecie?
Możesz dokonać zakupu SODO za pomocą płatności błyskawicznych PAYNOW (przelew błyskawiczny, BLIK, karta kredytowa). W formularzu zamówienia dopuszczamy również dostęp do systemu na podstawie standardowego przelewu bankowego. Dostęp do platformy oraz faktura zostaną przekazane niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności na naszym koncie.
Jakie są warunki zwrotów?
Nie oferujemy zwrotu pieniędzy. Jeśli anulujesz swój plan przed następnym cyklem odnowienia, zachowasz dostęp do płatnych funkcji do końca okresu obowiązywania subskrypcji. Po wygaśnięciu subskrypcji, utracisz dostęp do płatnych funkcji oraz wszystkich danych związanych z tymi funkcjami.
Czy mogę zainstalować SODO na firmowym serwerze?
Pasjonują nas nowoczesne i bezpieczne rozwiązania chmurowe, dlatego nie oferujemy wewnętrznie hostowanej wersji SODO.
Gdzie znajdują się dane SODO?
Wszystkie dane wykorzystywane przez SODO znajdują się w serwerowniach OVH na terenie EOG i nie są przekazywane do państw trzecich. Główny serwer znajduje się w data center OVH w Warszawie, dane backupowe na serwerze OVH we Francji.
Jak długo będę czekać na dostęp do zakupionego pakietu?
W przypadku wyboru płatności błyskawicznej za pośrednictwem PAYNOW – od razu po realizacji płatności. W przypadku płatności za pomocą standardowego przelewu bankowego – niezwłocznie po zaksięgowaniu przelewu na naszym koncie. Jeśli zależy Ci na przyspieszeniu procesu dostępu do SODO – prześlij potwierdzenie przelewu na adres kontakt@lex-artist.pl
Jak rozliczane są pakiety dla wielu Administratorów (np. w ramach Multi-IOD)?
Pakiety rozliczane są per organizacja (ADO). Jeśli planujesz więc korzystać z SODO w ramach pakietu PREMIUM na rzecz 2 ADO (jako Multi-IOD lub Grupa Kapitałowa) w ramach których każdy ma do 10 użytkowników, to cena aplikacji wyniesie 2×280 = 560 zł netto miesięcznie. Jeśli będziesz obsługiwać w ramach SODO więcej, niż 2 ADO – zgłoś się do nas po indywidualną wycenę.
Prawa osób
W SODO posiadamy rejestr realizacji praw osób, dodatkowo możemy zintegrować go z własną skrzynką e-mailową.
Konfiguracja skrzynki mailowej do modułu Prawa osób - które maile zostaną zaimportowane do rejestru?
Jeśli w zakładce Konfiguracja ADO -> Skrzynki e-mail -> PRAWA OSÓB skonfigurujesz skrzynkę mailową do obsługi Praw osób, do do rejestru trafią wyłącznie nowe wiadomości. Czyli takie, które trafiły do skrzynki odbiorczej już po „podpięciu” skrzynki do SODO. SODO nie pozyska do modułu Prawa osób żadnych wiadomości, które znajdowały się w skrzynce odbiorczej przed momentem konfiguracji.
Taki sama zasada będzie miała zastosowanie niezależnie od tego, czy skonfigurujesz skrzynkę mailową po Gmail, Microsoft, czy IMAP.
Konfiguracja skrzynki mailowej do modułu Prawa osób - jakie nazwy folderów wskazać?
Żeby system SODO poprawnie interpretował z jakich folderów pobierać wiadomości, musisz wskazać mu ich nazwy.
Bardzo ważne! Najlepiej wykonaj kolejne kroki w przeglądarce w trybie incognito/inprivate. Dzięki temu „podepniesz” pod SODO skrzynkę mailową Microsoft/Google zgodnie ze swoimi preferencjami. A nie skrzynkę mailową do której jesteś aktualnie zalogowany w przeglądarce z której korzystasz na co dzień.
Standardowe nazwy folderów stosowane przez np. Microsoft Exchange (Outlook) i Google Workspace (Gmail) to:
UWAGA! Nazwy ww. folderów mogą się różnić w przypadku korzystania z innych wersji językowych pakietu Microsoft / Google lub jeśli samodzielnie zmieniłeś/aś domyślne nazwy folderów na swoje własne.
Pamiętaj też o tym, że inni dostawcy poczty e-mail mogą stosować inne nazwy folderów skrzynki odbiorczej i SPAM. Na przykład:
Folder Otrzymane: inbox / odbiorcze / otrzymane / mailbox / MAILBOX
Folder SPAM: spam / junk / junkbox
Do poprawnej konfiguracji skrzynki ważna jest wielkość znaków (małe / wielkie litery) oraz każdy znak (również niewidoczne znaki SPACJI).
Jak powiązać ze sobą dwa wnioski o realizację praw RODO w ramach funkcjonalności Prawa osób?
Z funkcjonalności pozwalającej na połączenie ze sobą kilku wniosków o realizację praw RODO możesz skorzystać jeśli np. wpłynie do Ciebie w wyniku pomyłki kilka skarg/wniosków na ten sam temat od tego samego wnioskodawcy.
W takim przypadku możesz połączyć kilka wniosków o realizację praw RODO w jeden wniosek.
Żeby przejść przejść do funkcjonalności umożliwiającej łączenie ze sobą wniosków kliknij w zakładkę Prawa osób.
Następnie wybierz nadmiarowy wniosek, który chcesz połączyć z innym wnioskiem, kliknij w Akcje -> Połącz z innym wnioskiem. Wybierz wniosek z którym dany wniosek ma zostać połączony. W efekcie wniosek na którym wykonałeś/aś akcję łączenia zostanie „podpięty” pod wniosek, który wskażesz w rozwijanej liście.
Ważne – jeśli chcesz połączyć wnioski, które trafiły do rejestru automatycznie (z podpiętej pod SODO skrzynki e-mail), to obydwa łączone wnioski muszą pochodzić od tego samego nadawcy.
Repozytorium plików
Statystyki
W funkcjonalności repozytorium plików możemy podejrzeć każdy plik klikając w jego nazwę lub klikając „Akcje->Podgląd”. Każdy plik posiada statystyki które informują nas o tym ile osób zapoznało się z danym plikiem. Aby przejść do statystyk należy kliknąć „Akcje->Statystyki”.
Pojawi nam się okno podzielone na dwa taby:
- Użytkownicy, którzy Wyświetlili pliku – tutaj wyświetlą się osoby które skorzystały z opcji podglądu bezpośrednio z systemu oraz osoby które otrzymały link do pliku i z niego skorzystały.
- Użytkownicy, którzy nie Wyświetlili pliku – tutaj pojawią się wszystkie osoby które otrzymały link do pliku ale jeszcze z niego nie skorzystały.
Na górze mamy informację jaki procent osób zapoznało się z dokumentem.
Dodatkowo na samym dole możemy zwiększyć ilość osób które wyświetlają się nam jednocześnie na ekranie, wybierając odpowiednią liczbę z listy rozwijanej.
Wysyłanie mailingu z linkiem do pliku
Aby wysłać link do pliku należy skorzystać z funkcjonalności „Mailing”.
Przechodzimy do funkcjonalności a następnie klikamy przycisk „Dodaj” w prawym górnym rogu.
Uzupełniamy opis mailingu jego temat oraz ADO którego ma dotyczyć mailing.
Następnie wskazujemy odbiorców i tutaj pojawiła się nowa opcja: „
Po wybraniu pliku [Ważne! Można wybrać tylko jeden plik] pojawi nam się nowa zmienna do wyboru o nazwie „Link do pliku”.
Uzupełniamy treść mailingu oraz wstawiamy zmienną w jego treść. Na koniec klikamy przycisk „Zapisz i wyślij” znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu.
Polish 
English